Jak na neustálou inovaci s digitalizací procesů?

Digitalizace procesů je v dnešní době nutností jak pro menší firmy, tak nadnárodní giganty. Kdo usne na vavřínech, toho brzy může převálcovat konkurence, která díky neustálým inovacím šetří čas, ale také peníze. Všichni si pamatujeme zdánlivě neotřesitelné pozice globálních špiček jako Nokia nebo Kodak. Ty reagovaly na potřebu inovací příliš pozdě, což ultimátně vedlo k jejich úpadku. 

Uvědomujeme si důležitost tohoto tématu, a proto o něm rádi diskutujeme. Naposledy to bylo 18. května 2023, kdy se konal druhý C-Suite Meetup, kde jsme si na digitalizaci procesů posvítili. Navázali jsme tak na náš první C-Suite Meetup z února, kde jsme se bavili o klíčových prvcích digitálního produktu.

Akce se zúčastnily desítky návštěvníků, kteří jsou na své cestě za digitalizací v různých bodech. Naše pozvání pak přijali tři hosté (a jeden domácí), kteří se podělili o svou unikátní perspektivu a zkušenosti. 

• Marek Wagner, spoluzakladatel a CEO, Strafos
• Václav Pavlečka, spoluzakladatel, Czech Founders VC
• Aleš Kruczek, Chief Information Officer, ALD Automotive
• Jan Šilhavý, Chief Delivery Officer, INVENTI

Stejně jako u prvního Meetupu byl moderátorem Pavel Bartoš, šéf marketingu v INVENTI.

Účastníci vyjadřovali své postřehy ohledně digitalizace přes hlasovací nástroj Slido. Součástí našeho článku jsou pak výsledky – mimo jiné zjistíte, kolik startupových aplikací využívají, jak vnímají současný boom umělé inteligence nebo co je nejdůležitějším přínosem digitalizace pro jejich firmu.

První otázkou bylo: Kolik startupových aplikací vaše firmy (týmy) využívají? Nejvíce hlasů získala možnost „Pár jich bude“ se 63 %. 23 % účastníků uvedlo, že nepoužívají žádné, a 13 %, že poměrně dost. Varianta „Nepočítaně“ nezískala ani jeden hlas.

O digitalizaci se mluví už desítky let, nicméně dnes je snad relevantnější než kdy dříve. Jedná se o nekonečný proces, protože svět technologií se neustále mění a nabízí nové možnosti. Ty můžete začít využívat ve svůj prospěch, a tak zefektivnit svoje procesy, ale také ještě lépe vyplňovat potřeby vašich zákazníků.

Jak na ni?
 

1. Zbavte se rezistence vůči novým řešením

Říká se to snadno, realita už však bývá jinde. Cítit rezistenci vůči novým způsobům je naprosto přirozené. Nicméně aby se rozjela digitalizace procesů tak, jak má, budete se jí muset zbavit. To se nemusí stát ze dne na den, často stačí mít otevřenou mysl a postupem času možná zjistíte, že změny zdaleka nebolí tak, jak jste očekávali. Další výzvou je pak zpříjemnit digitalizaci i vašemu týmu, který může být vůči novým řešením skeptický.

Marek Wagner ze Strafosu se s rezistencí setkává ze strany klientů. Firmy, kterým řešení nabízí, se často zdráhají spolupráci realizovat. Aplikace totiž zasahuje do zásadních struktur a procesů, u kterých bývá averze vůči změnám nejvyšší. Panují totiž obavy, že případný neúspěch inovace kriticky ovlivní samotné jádro businessu.

Strafos je velmi unikátním řešením. Když mu společnosti dají šanci, jeho potenciál si rychle uvědomí. V reálném čase mohou optimalizovat své letové plány a vidět okamžitě ekonomický výsledek. Ultimátně tedy řešení přináší možnost růstu. 
 

2. Obavy o únik dat jsou na místě, rozhodně by vás však neměly zastavit

V dnešním digitálním světě jsou obavy o únik dat naprosto přirozené. Když někam máme ukládat citlivé údaje, dvakrát si to promýšlíme. Naší důvěře nepřidávají ani neustálé zprávy o hackerských útocích, které odhalily bankovní informace nebo citlivá firemní data. 

Strafos se pohybuje v oboru, který byl dlouhou dobu konzervativní vůči moderním technologiím. Většina subjektů se spoléhá na excelové tabulky, některé dokonce stále pracují s ruční kalkulačkou. 

Důvod pro obavy z úniku dat Marek Wagner popsal následovně: „Když provozujete soukromé tryskáče, o vaši klientelu může být nějaký veřejný zájem. Společnosti mají strach, že data prodáme nebo že vyzradíme, kam klientela létá. Současně vidíme do strategie naceňování.“ 

Podobné obavy by vás však rozhodně neměly zastavit. Při využívání aplikací od startupů se ujistěte, že s daty zachází co možná nejopatrněji. Pakliže vyvíjíte řešení pro zákazníky, ve kterém se s citlivými daty pracuje, nepodceňte bezpečnostní opatření, testování a případné audity.

A když už jsme u těch obav, uveďme si výsledky druhé otázky našeho setkání: Čeho se u vás ve firmě nejčastěji obáváte při využívání startupových aplikací? Účastníci uvedli například následující body:

• nedostatečná podpora do budoucna,
• nenaplnění očekávání,
• větší množství administrativy,
• neúspěch a nestabilita,
• selhání,
• náklady,
• cena adopce aplikace,
• problémy s integrací.

3. Bez práce nejsou koláče

Optimální digitalizace procesů nespočívá v tom, že si od dodavatele objednáte řešení a následně se nemusíte o nic starat. Je tomu právě naopak – minimálně ze začátku budete muset hodně experimentovat, abyste zjistili, jak procesy nastavit tak, aby přinášely co možná největší užitek.

Spoustu času zabere také samotné rozhodování, kdy jednotlivé procesy digitalizovat. Zatímco některé z nich mohou ještě nějakou dobu počkat, jiné bude nutné digitalizovat co nejdříve. Budete tedy muset opravdu intenzivně pracovat.

Situace je stejná i v případě budování inovací skrze startupy. Život startupistů bývá často vyobrazován jako party život nadšených idealistů. Realita však bývá často jiná. Především, pokud to myslíte vážně. Václav Pavlečka, který se ve světě startupů a inovací pohybuje už přes 15 let, uvádí: „Existují dvě startupové kultury. Ta první je, že člověk chce chodit na zajímavé meetingy a tlachat. Druhá je, že jste první, kdo v té firmě rozsvítí, a ten, co pak i zhasíná. Je třeba makat jako blázen – dát do toho všechno. Firma vám pak všechno vrátí svým růstem.“ 

4. Nezdráhejte se umělé inteligence

Během Meetupu nebylo možné nenarazit na téma umělé inteligence, o které je nyní slyšet na každém rohu. V rámci digitalizace procesů nachází obrovské uplatnění, které se bude nadále stupňovat. Pakliže jste tedy vůči ní skeptičtí, je načase vyzkoušet, co umí. Možná budete překvapeni, kolik vám je schopna ušetřit času.

Mnoho startupů z portfolia Czech Founders VC staví na AI technologiích. Jedním z nich je DTS, který pomáhá automatizovat a digitalizovat procesy v konstrukčním byznysu.

Tím se dostáváme ke třetí otázce, kterou jsme položili našim hostům: Jak vnímáte současný boom AI ve vztahu k vašemu businessu? Většina z nich – 65 % – uvedlo, že se jedná o zajímavou příležitost pro posun vpřed. 29 % účastníků je pak střídmě opatrných a vyčkávají, zatímco 6 % pak jede AI ve velkém. 

Jistě vám neunikl nástroj ChatGPT, který do své práce dnes začleňuje řada lidí a společností. Je stále chytřejší a dokáže vykonávat spoustu činností, které dříve dokázali jedině lidé. S tím souvisí i pesimistické scénáře související s naprostým nahrazením lidské práce. Co se týče budoucnosti využití umělé inteligence, Václav Pavlečka má jasný názor:

„Určitě nás čeká velká změna ve způsobech práce všech možných profesí, oddělení a podobně. Lidstvo si ochočilo oheň, pak si udělalo pazourek, kolo, parní stroj… a teď jsme u umělé inteligence. Je to další nástroj. Smartphony nás změnily, internet také. Ta pozornost, která se jí věnuje, je odpovídající.“

Pavel Bartoš dodává, že někteří odborníci přirovnávají dopad AI na společnost k tomu, co se se společností stalo s vynálezem knihtisku. Tak zásadní dopad může mít na společnost a práci.

Tématu umělé inteligence jsme se v INVENTI intenzivně věnovali poslední dva měsíce – zorganizovali jsme řadu meetupů, workshopů a přednášek jak pro invenťáky, tak širokou veřejnost. Dvě z těchto akcí jsme zveřejnili na Youtube. Můžete si tak pustit Přednášku s Janem Tylem #1: Přínosy a možnosti AI v každodenní práci a návaznou Přednášku s Janem Tylem #2: Jak AI (z)mění práci.

5. Zvolte, jaká forma vývoje pro vás bude optimální

Při vývoji softwaru pro digitalizaci procesů je třeba rozhodnout se, která forma bude vzhledem k vašim potřebám optimální. V rámci Meetupu jsme se bavili o třech, mezi které se řadí custom vývoj, krabicové řešení a low-code platformy.

Honza Šilhavý, Chief Delivery Officer v INVENTI, nám blíže přiblížil jejich princip:

1. Custom vývojem se rozumí vývoj na zakázku na zelené louce. Máte byznysovou potřebu, na kterou se od základu vyvine vlastní software. Velkou výhodou takového řešení je, že je tvořen  na míru a zůstává vám ve 100% vlastnictví. Nevýhodou pak mohou být vyšší náklady.

2. Krabicové řešení (příp. SaaS, PaaS) je produktivizovaný software, ke kterému si zakoupíte pouze licenci. Je standardizované a předvídatelné. Většina takových řešení je i tak velmi dobře přizpůsobitelná a nespornou výhodou může být šetření nákladů.

3. Low-code platformy jsou v principu mezi těmito dvěma světy a přinášejí možnost rychle a efektivně vytvořit vlastní řešení bez nutnosti komplexního vývoje. V INVENTI nejen experimentujeme se zavedenými low-code platformami, ale máme i vlastní kousky low-code platforem, které používáme jako starter kity tak, abychom sobě i klientům ulehčili první fáze vývoje projektů. Není třeba vždy znova vymýšlet kolo.

Aleš Kruczek, který se v ALD automotive stará o technologie a inovace, uvádí, že v rámci digitalizace mají bohaté zkušenosti s low-code platformami. Pomocí nich řešili interní workflow – a to v kreditním schvalování a u faktur. 

Také uvedl příklad, kdy ve společnosti proběhla digitalizace vztahu mezi společností a jejími partnery, resp. dealery. „Proces jsme potřebovali nějakým způsobem zefektivnit. Dealer si tak může komfortně připravit nabídku pro klienta. Nejedná se pouze o úvěry, ale o spoustu integrací na systémy v ALD automotive či externí databáze. Dealeři mohou díky tomu vozidla správně naceňovat, a platforma jim pomáhá také s přípravou smlouvy. Celý proces probíhá výhradně digitálně.“

Aleš doporučuje využít low-code platforem, i kdyby jen experimentálně. Pokud totiž projekt po čase zahodíte, nebude vás to v rámci investovaných prostředků tolik bolet. V případě, že máte silně specifické požadavky, se však nevyhnete custom vývoji.

6. Vzbuďte ve vaší firmě nadšení pro inovace

Když se chce, všechno jde. Spousta firem se pustila do digitalizace procesů jen proto, aby se znovu vrátila k excelovým tabulkám či výpočtům na papíře. Proč? Opadlo z nich tolik potřebné nadšení. Pokud ve vaší firmě nemáte nikoho, kdo by se o inovace zajímal a pravidelně se staral o jejich nasazení, dostanete se do zásadní nevýhody.

V rámci hlasovacího nástroje Slido jsme na Meetupu mimo jiné otevřeli otázku Kdo je u vás nejčastějším hybatelem inovací? Účastníci uvedli následující odpovědi:

• oddělení inovací,
• proaktivní nadšený kolega,
• lidi,
• ti, co nemají, co dělat,
• produktoví manažeři a klienti,
• CEO,
• byznysové jednotky.

V ALD automotive může být hybatelem inovace kdokoliv – každý totiž může přes interní systém jednoduše navrhovat, co by zlepšil. Někdy nápady také přicházejí ze strany manažerů. Třetí variantou je kombinace managementu a IT oddělení. Management totiž vysloví myšlenku či potřebu a IT oddělení se postará o realizaci. Aleš Kruczek poskytl náhled do konkrétních čísel. Mívají kolem 150 rozjetých inovačních iniciativ a ročně jich realizují zhruba 300. 

Co se pak týče zmíněného nadšení, Alešovi se osvědčilo následující: „Stačí nadchnout jednoho člověka. Ten se pak stává ambassadorem inovace. V rámci digitalizace fakturačního procesu byl odpor ze strany kolegů poměrně vysoký, jednu kolegyni se však podařilo nadchnout. Brali jsme ji na meetingy a ona své pozitivní emoce sdílela. Toho se drží dodnes – snaží se do tohoto projektu lidi nadchnout, a odstranit tak zmíněnou rezistenci.“

Tolik potřebná podpora je pak často důvodem, proč se digitalizace procesů nezdaří, což dokazují výsledky další otázky Na čem se u vás nejčastěji projekty typu digitalizace procesů zastaví? V té bylo možné volit více odpovědi naráz, nicméně 41 % zúčastněných uvedlo podporu odspodu. Dalších 41 % pak komplexitu, 35 % podporu svrchu, 29 % budget a 24 % čas.
 

7. Chybovat je lidské a někdy dokonce žádoucí!

Dalším z klíčů k úspěšné digitalizaci je nebát se chybovat. Nemusíte všechno umět hned ze začátku – udržte si trpělivost, která vám dříve či později přinese vytoužené výsledky. Díky chybám se dostáváte k řešení, které je skutečně optimální. 

Jak uvedl CDO INVENTI Honza Šilhavý, poslední řečník našeho Meetupu: „Když šlápnete někde vedle, hledáte, jak z toho ven. Když pak řešení situace padne na úrodnou půdu a cinkne na tu správnou strunu, dá se z toho najít dobré východisko – dokonce lepší než to první. Už totiž máte za sebou ten fail, a víte tedy, čemu se vyhnout.“

Do pomyslné zdi je důležité narazit co nejdříve, v co nejmenší rychlosti. Když se pak totiž rozjíždí velký integrační projekt pomocí waterfall modelu, do kterého se investuje spousta peněz, a až potom čelíte rozčarování lidí, kteří to mají používat, teprve pak je možné bavit se o opravdu zásadní chybě.
 

8. Dbejte na komunikaci

Správná komunikace je naprosto zásadní jak v mezilidských, tak byznysových vztazích. Ať už zavádíte jakoukoli digitální inovaci, nezapomeňte o ní do detailu informovat všechny, kterých se bude týkat. V opačném případě do byznysu přinesete nemilé překvapení, které akorát posílí již zmíněnou rezistenci. 

„Dobrá komunikace pomůže mitigovat riziko neúspěchu na konci. Vždycky je totiž rozdíl mezi očekáváním a výsledkem. Když budeme dobře komunikovat, ten rozdíl můžeme minimalizovat. Když se týmy dají dohromady a pracují nakrátko, to je to, co nám pomůže udělat dobrý projekt“, mluví na základě svých zkušeností s budování digitálních řešení Honza Šilhavý.

Digitalizace firemních procesů může přinést hned několik přínosů. Účastníci našeho Meetupu uvedli následující:

• nové trhy,
• není potřeba s sebou tahat stohy papíru,
• přehlednost,
• zaznamenaná historie,
• maturita procesu,
• kontrola,
• úspora nákladů a času,
• čas,
• zjednodušení práce,
• transparentnost, dohledatelnost,
• méně práce pro střední management,
• zvýšení efektivity,
• zjednodušení procesů.

V rámci našeho interaktivního hlasování jsme se našich účastníků také zeptali na otázku Jaké vidíte možnosti a výzvy při dalším rozvoji digitálních technologií ve vaší firmě? Zde jsou jejich odpovědi:

• odpor zaměstnanců,
• vytvoření pipeline,
• větší adaptabilita firmy, upskilling,
• search a Q&A,
• sales proces,
• interní schvalování a oběh dokumentů, 
• propojení s institucemi,
• back office.

Aby vaše cesta za digitální transformací byla snazší, vyplatí se sledovat určitá odvětví, která prochází inspirativním rozvojem. Podle zúčastněných se jedná například o logistiku, fintech, SaaS služby, telemedicínu a automobilový průmysl.

Ať už jste v jakémkoliv bodě digitalizace svých procesů, uvedené tipy vám mohou pomoci zaměřit se na to, co je opravdu důležité, a neztrácet čas. Berte na vědomí, že vaše cesta nebude a nemůže být stejná jako cesta někoho jiného. Každý projekt má totiž jiné potřeby a je tedy nutné podniknout odlišné kroky k jejich řešení.

Potřebujete podat pomocnou ruku v digitalizaci? Obraťte se na nás! Za 11 let na trhu jsme pomohli převést nespočet vizí do digitálního světa a nemůžeme se dočkat, jaké budou ty další.