Automatizací TMS k vyššímu výkonu a kvalitnějším službám pro zákazníky

Společnost MailStep je lídrem v oblasti profesionálních fulfillment služeb nejen pro e-shopy. Pro své klienty zajišťuje kompletní řešení skladového hospodářství – od příjmu zboží, jeho evidence a uskladnění přes expedici a předání dopravci po možnost sledovat stav doručení. Tyto služby poskytuje jak menším e-shopům, tak těm největším na trhu.

Jsme vděční, že kromě spolupráce na systému TMS, který je předmětem této případové studie, jsme společnosti pomohli k větší skladové efektivitě díky systému MailWise a zvýšení kapacit fulfillmentu díky platformě MailShip.

Výzva

Digitalizace a automatizace procesu zasílání zboží

Původní způsob, jakým klient řešil komunikaci s dopravci, přestával být vyhovující. Existovalo zde riziko, že by začal brzy přicházet o klíčové klienty, řešení se totiž potýkalo s výkonnostními potížemi. Rozhodl se tedy učinit krok vpřed – investovat do nové platformy, která z dlouhodobého hlediska kapacitně zvládne růst klientely a přinese ještě lepší úroveň služeb jeho klientům.

Po sérii analýz a workshopů, kde jsme společně s klientem definovali jeho vizi i očekávání, jsme se na přelomu let 2021/2022 pustili do vývoje nového systému tvořeného na zcela nových základech.

Řešení

Rychlé a jednoduché MVP a jeho následný postupný rozvoj

Jako strategie vývoje byla zvolena implementace základních funkcionalit, které byly ověřovány a testovány na jednom dopravci. Toto prvotní řešení jsme vyvíjeli tak, aby bylo následně možné postupně připojovat další dopravce – jednoduše a bez výrazných zásahů do kódu. Tato strategie umožnila navrhnout architekturu natolik obecnou, že se další dopravce dařilo zapojovat pouze s minimálními zásahy do již existujícího řešení. A to navzdory tomu, že každý z dopravců používá své specifické řešení. 

Stejně tak se úspěšně dařilo do řešení implementovat nové funkční požadavky, které se postupně objevovaly během připojování nových zákazníků, i další rozšíření služeb vycházejících z nabídky jednotlivých implementovaných dopravců, včetně zajištění dopravy do zemí po celém světě.  

Řešení získalo název MailStep Transportation Management System (TMS). Jeho základní funkcí je automatický příjem požadavků na zajištění dopravy balíků a zprostředkování jejich doručení. Ve větším detailu se jedná o: 

• Příjem požadavků na zajištění dopravy z jiných systémů (momentálně systém WMS) přes integrační rozhraní.

• Odeslání objednávky na dopravu balíků automaticky přes integrační rozhraní do systému zvoleného dopravce.

• Vytvoření a přiřazení štítku k balíkům dle zvoleného dopravce a jeho služby, který TMS získá od dopravce nebo umí tvořit sám dle specifikace dopravcem.

• Průběžné sledování stavu doručování zásilky na základě informací od dopravce a předávání informací do systému, který požadavek na zajištění dopravy zaslal.

• Možnost dohledat detailní informace o tom, co a kdy se v systému dělo v rámci každé jednotlivé zásilky.

• Sledování stavu (health status) systémů napojených dopravců.

Kontinuální vývoj nových verzí řešení prováděl tým složený ze tří vývojářů a jednoho analytika/product ownera. Flexibilně řešil veškeré nově identifikované potřeby i nedostatky, které vyvstaly za pochodu. Ty se týkaly hlavně systému přidávání nových dopravců, ale také změn na straně WMS, který předává zásilky do systému TMS k zajištění doručení.

Systém byl úspěšně vyzkoušen na menších zákaznících a v současné době dochází k onboardingu středních a velkých zákazníků s řádově tisíci objednávek denně. Zároveň jsme spolu s klientem v rámci strategického plánování vytvořili backlog dalších vylepšení (nových funkcionalit), které se budou v budoucnu realizovat.

V rámci dedikovaného TMS týmu jsme zastřešili:

• Pomoc klientovi s definicí požadavků, business a IT analýzou a transformací původního zadání do technické formy.
• Úpravu zadání a celého plánu realizace v souladu s objevováním nových požadavků za chodu.
• Návrh architektury řešení.
• Backend napsaný v PHP a NodeJS.
• Implementaci, testování, analýzu a odstranění logických nekonzistencí v komunikaci s ostatními systémy.