Jak na úspěšnou digitalizaci výrobní firmy

Nutnost digitalizace je v dnešní době evidentní napříč různými sektory a výrobní firmy nejsou výjimkou. Řada z nich se stále spoléhá na zastaralé postupy, které zůstaly neměnné po desítky let, tím se však výrazně snižuje jejich efektivita a konkurenceschopnost. Udělat změnu a vyjít vstříc inovativní budoucnosti však není jednoduché. Chce to vůli, strategii, plán a samozřejmě finanční prostředky, které mohou v závislosti na velikosti podniku mnohdy dosahovat (sta)milionových částek.

Jedno je však jisté – firmy, které budou odporovat digitalizaci a automatizaci, může dříve nebo později rozdrtit tlak trhu. Na druhou stranu ty, které jsou ochotny vystoupit ze své komfortní zóny a experimentovat s novými přístupy, si průběžně zajišťují silnější pozici na trhu. Úspěšně provedená digitalizace totiž přináší jasné benefity, mezi které se řadí vyšší efektivita výroby, lepší řízení lidských i ostatních zdrojů a rozvoj kompetencí zaměstnanců, včetně inovativního mindsetu, který je stále zásadnější.

Tato a mnohá další témata jsme probírali na našem již šestém C-Suite Meetupu, který se konal 23. 5. 2024 v konferenční místnosti naší pražské pobočky INVENTI. Naše pozvání přijalo šest zajímavých řečníků. Někteří z nich se zabývají digitalizací napřímo v jejich výrobní firmě, jiní zaujímají roli konzultantů, kteří s tímto transformačním procesem pomáhají ostatním.

V naší místnosti se shromáždilo okolo 50 účastníků. Podstatnou část z nich tvořili majitelé a manažeři výrobních firem, kteří si vyslechli řadu praktických poznatků z praxe a získali inspiraci pro postupnou digitální transformaci vlastních podniků

Meetup byl rozdělen na dva bloky, kdy každý z nich trval přibližně hodinu. V prvním bloku vystoupil Ondřej Carvan, Pavel Novák a Jiří Kvaltin. Po krátkém coffee breaku pak následoval blok druhý, ve kterém vystoupili konzultanti pro digitální transformace Kamil Košťál, Tomáš Nezmeškal a Michal Henych.

Účastníci s námi mohli po celou dobu Meetupu sdílet svoje poznámky a otázky prostřednictvím hlasovací aplikace Slido. Využili jsme ji také k tomu, abychom účastníkům i my položili několik otázek, díky kterým jsme si udělali přesnější představu o přístupu k digitalizaci v jejich firmách.

Našich účastníků jsme se hned ze začátku zeptali: Jaký je váš vztah k dnešnímu tématu? Jejich odpovědi si můžete přečíst v grafu níže.

1. Definujte use cases pro digitalizaci

Definujte use cases pro digitalizaci
Úspěšnost digitalizace ve výrobní firmě závisí na správné identifikaci use cases, které přinesou reálné výhody. Není možné jednotně říci, co byste měli digitalizovat, vždy je to totiž o vašich konkrétních potřebách a možnostech. 

Některé společnosti čerpají nejvíce benefitů z digitalizovaného a automatizovaného zpracování dat, na které už dnes existuje spousta předpřipravených systémů. Jiné však pálí spoustu času manuální prací na specifických úkolech, u kterých je potřeba vyvinout řešení na míru. 

Pavel Novák, který se zaměřuje na řízení malých a středních firem již více než 25 let, uvedl první projekt k digitalizaci u VRL Praha a.s.: „V první řadě jsme chtěli digitálně sledovat běh výroby. Vyhodnocovat časy na strojích a dostat se k sofistikovanějšímu plánování, než bylo v hlavě ředitele. Začali jsme sbírat data ze strojů, což jsme přizpůsobili možnostem lidí. Prvně jsme pracovali s tužkou a papírem, následně jsme se přesunuli k přepisování do Excelu, což vnímám jako předstupeň digitalizace.“

Společnost získala postupem času spoustu dat, díky kterým může analyzovat běh výroby, ale také ji plánovat a případně řešit anomálie. Ve finále však tento krok učinila proto, aby si udělala lepší představu o času, který zaměstnanci na strojích stráví.

Příběh prvního projektu k digitalizaci s námi sdílel i Jiří Kvaltin, který nastoupil do ACCU v roce 2016. Tehdy mu chodilo asi 300 mailů denně, zabralo mu tedy velké množství času, než si schránku přečetl a pročistil. Informace jsou sice digitalizované, ale je těžké je zpracovávat a dohledávat. „Přemýšleli jsme, kam se vydat. Nakonec jsme vyhodnotili, že zavést jeden velký systém by bylo velmi problematické. Procesy, co jsme měli, nebyly zcela sjednoceny. Sice jsme šli úspěšně z jedné strany na druhou, ale každý proces byl odlišný. Každý člověk měl svůj individuální přístup.“

Navíc neměli dostatek kvalifikovaných pracovníků a ani potřebné finanční prostředky, které by mohli vložit do takového systému. Část procesů tedy začali outsourcovat a také začali více využívat Google Cloud a automatizovat. Pro poskytování služeb v oblasti kontroly pak vyvinuli vlastní systém.

Společnost ZF Engineering Plzeň při definici use cases naslouchá hlavně svým zaměstnancům. Od jednotlivých manažerů a spolupracovníků získává témata k digitalizaci, aby se zjistilo, co lidé chtějí a nedigitalizovalo se něco, co vůbec není potřeba. U vedení pak probíhá prioritizace témat a stanovuje se, co je pro firmu opravdu klíčové. Pro tento proces vyvinul digitalizační tým ZF interní platformu na Sharepointu, skrze kterou může kdokoliv navrhnout use case k digitalizaci, a kde dostane prostor tento nápad obhájit. Návrhy jsou transparentně vyhodnocovány, a všichni tak mohou sledovat, na kterých procesech se začíná prioritně pracovat, které čekají ve frontě a které už jsou naopak úspěšně digitalizovány. Tento seznam dnes čítá přes 90 use cases. Celá platforma je velmi úspěšná a zásadně pomáhá podpořit všechny zaměstnance ve snaze digitalizovat co nejvíce procesů napříč odděleními.

2. Aktivně pracujte s rezistencí zaměstnanců

Všichni řečníci se shodli na tom, že digitalizace není pouze o zavedení nových technologií. Je především o přístupu lidí, kteří by měli být otevřeni změnám a upustit od zastaralých procesů, které nesplňují požadavky trhu a přímo vedou k nižší provozní efektivitě. 

Téma rezistence ze strany zaměstnanců je natolik relevantní, že jsme se o něm bavili i v rámci předešlých C-Suite Meetupů. Spousta z nás je velmi konzervativních, a to ve vysoce konkurenčním prostředí nemusí dělat dobrotu. Je tedy nutné aktivně odstraňovat rezistenci a motivovat pracovníky k tomu, aby si v digitalizaci našli přínos pro sebe sama.

Své o tom ví Ondřej Carvan, projektový manažer u ZF Engineering Plzeň, který uvedl: „Jsme od přírody dělaní k tomu, abychom byli ke změnám rezistentní. Je jen otázka firemní kultury, na kolik dokážeme lidi přesvědčit, že digitalizace není zlo. Může totiž významně pomoci zlepšit život všem zainteresovaným.“

Když nastupoval do oddělení digitalizace, velkou rezistenci kladlo například HR oddělení, to se mu však podařilo prolomit prostřednictvím tří větších digitalizovaných projektů. Kolegy z personálního oddělení zapojili do procesu od samotného začátku. Ptali se jich, co si myslí, že by mohlo dobře fungovat, a co je nejvíce pálí. Následně se zamysleli nad technologií a poté přistoupili k implementaci. Už po první aplikaci se názor na digitalizaci úplně změnil.

Ondřej se zaměstnance snaží motivovat k samostatné digitalizaci vlastními silami, a to pomocí low-code/no-code technologií, které nevyžadují pokročilé technické znalosti. Když se to někomu ze zaměstnanců povede, probudí se v něm nadšení, protože řešení zjednoduší práci nejen sobě, ale také celému týmu. Tyto dílčí úspěchy jsou pak také motivací pro další zaměstnance, aby se do digitalizace aktivně zapojili.

Podle Pavla Nováka je vhodné dávat lidem ve firmě předběžné info o tom, že se něco chystá, aby se s tím stihli sžít. Mohou jim být zadány různé úkoly, které nemusí s digitalizací zdánlivě souviset, ale výsledkem takové práce mohou být podklady pro digitalizaci.

Uvedl další příklad z praxe, kdy bylo potřebné využít data ze strojů pro cenové kalkulace poskytované zákazníkům: „Chtěli jsme zjistit, proč nás někteří vnímají jako příliš drahé. Byli jsme schopni vrátit se do kalkulací a začít o nich zpětně přemýšlet, což dávalo spoustě lidem v procesu smysl. Obchoďáci už nebyli frustrovaní, že něco nabídnou a dostanou odpověď, že jsou drazí. Díky tomu se s tím dalo něco dělat díky dosažitelnosti dat. Nebyl to quick win, ale těžké vybojované vítězství, kdy se názor na digitalizaci ve firmě totálně změnil.“

Také s námi sdílel oblíbený trik v jakýchkoli změnových procesech. Vždycky je potřeba hledat klíčového zaměstnance, který se dá najít v každé firmě. Jedná se o někoho, kdo bývá upozaděný někde u strojů, ale jeho vliv je obrovský – dalo by se říct, že se jedná o neformální autoritu. V momentě, kdy mu odkomunikujete benefity digitalizace a podaří se vám ho zlomit, máte vyhráno.

Tomáš Nezmeškal, konzultant podpory z fondů EU, uvedl i poměrně radikálnější zkušenost, kdy u firem na rezistenci ze strany pracovníků zkrátka není čas. „U firem, které mají do 30 zaměstnanců, to bývá velmi rychlé. Když se změnám brání, hrozí jim, že se ve firmě neudrží. Chápou totiž, že když se firma neposune, bude mít velký problém a bude to vidět. V těchto prostředích je hodně vidět, zda tam konkrétní lidi k něčemu skutečně jsou.“ 

3. Hybatel inovací – snižování nákladů?

Když si nejste jistí, co digitalizovat, odpíchněte se od toho, co vám nejvíce pomůže snížit provozní náklady. Jakmile uvidíte první výsledky, budete motivovaní v digitalizaci pokračovat i na jiných frontách.

„Důvodem digitalizace je přežití společnosti. Je klíčové definovat proces správně a pak ho digitalizovat. Cílem je snížení nákladů a dosažení solidní návratnosti investice. Samozřejmě jsou větší firmy, které si mohou dovolit větší investici, pak menší firmy, které na to jdou postupně. Snížení nákladů je však největší hybatel implementace,“ poznamenal Jiří.

Hybatelem inovací však nemyslíme pouze vidinu benefitů, ale také konkrétní osoby. V průmyslové firmě VRL Praha je jí Pavel Novák, pro řízení transformačních procesů si však vybral nového kolegu, který má schopnost zaměstnancům přínosy digitalizace trpělivě vysvětlovat s velkou dávkou empatie. „Mnozí zaměstnanci v naší firmě pracují už velmi dlouho, a tak mají obrovský status, který se přehlíží. Mají všechno v hlavě a ve firmě si za ta léta vybudovali status nepostradatelnosti. Digitalizací útočíte na jejich status, s čímž je potřeba šetrně pracovat,“ upozorňuje Pavel.

V rámci tohoto tématu podal moderátor Pavel Bartoš publiku otázku: Kdo (pozice nebo oddělení) je u vás nejčastějším hybatelem inovací a zdrojem ambicí?

Odpovědi účastníků byly následující:

4. Digitalizace in-house, nebo pomocí externího týmu?

Některé digitalizační projekty jsou jednodušší a dají se zvládnout například pomocí low-code/no-code platforem. Když je však zapotřebí vyvinout něco složitějšího a nemáte v týmu dostatečně kompetentního člověka, možná se budete muset podívat po externích dodavatelích. Je tedy potřeba zvážit vaše možnosti a na základě nich postupovat.

Ostatně jeden z dalších dotazů, který Pavel Bartoš podal našim účastníkům, se přesně tímto tématem zabýval: Jak u vás při digitalizaci nejčastěji postupujete? 

Výsledky byly následující

Jiří ze společnosti ACCU upozornil na potenciální nevýhodu externích konzultantů. Než totiž všechno prozkoumají, může to zabrat spoustu času, a tak to nemusí být efektivní. Rozhodli se tedy, že se budou co nejvíce snažit využívat vlastních zdrojů.

U ZF Engineering to funguje podobně. Pouze výjimečně zde využívají také externí pracovníky, kteří u některých komplexnějších projektů mohou pomoci jak s prvotní analýzou, tak s vývojem.

Pavel Novák se nad tématem zamyslel více zeširoka a upozornil, že v některých případech konzultant nemůže pomoci. „U firem se setkávám s tím, že spousta lidí už ani dokonale nerozumí tomu, co dělají, proč to dělají a jaký to má smysl. Tam konzultant nemůže pomoci, protože zdroj informací je nulový. Na druhou stranu pokud ti lidé ty procesy znají, tak se digitalizace dá zvládnout i in-house.“

V případě digitalizace na vlastní pěst pak máte spoustu technických možností, jak k ní přistupovat. A jaké jsou ty nejpopulárnější z řad návštěvníků naší akce? To zjistíte v níže uvedeném grafu.

5. Dotace – možné finanční řešení digitalizačních projektů

Pozitivní zprávou je, že EU digitalizační projekty ve výrobních firmách v zásadě podporuje a jistě stojí za to informovat se o možnostech, proces však zdaleka není tak jednoduchý, jak se prezentuje.

Tomáš Nezmeškal ze společnosti STRATUS LYNX rámci druhého bloku C-Suite Meetupu na základě jeho 20 letých zkušeností v tomto oboru vyvrátil častý mýtus: „U dotací není možné postupovat způsobem, že když něco chci, tak si o to jednoduše někde řeknu. Abyste mohli takovou podporu získat, je potřeba splnit několik ostře ohraničených podmínek. Zaprvé je nutné mít podnikatelský záměr, který vyhovuje vyhlášené výzvě. Zadruhé je potřeba si uvědomit, že drtivá většina dotací je pouze pro malé a střední podnikatele, kteří navíc nesmí sídlit v Praze. Naše hlavní město má totiž větší HDP na obyvatele než celá Francie. V neposlední řadě je v každé dotační výzvě sepsán masivní seznam podmínek, které je potřeba splnit.“

Některé z dřívějších dotačních výzev zahrnovaly pouze vyplacení prostředků na zakoupení automatizovaného stroje a tím to skončilo. Ve stále více výzvách je však obsažena také podmínka, že by měly firmy se stroji dále pracovat na datové úrovni. Podnik je nutné dále digitálně propojovat a optimalizovat jeho výkon.

A jak se na dotace připravit a začít s nimi? Dle Tomáše je správný moment kdykoliv. Jakmile se totiž dotační tituly vyhlásí a vy o nich začnete přemýšlet, tak už to zpravidla bývá pozdě, protože čas na podání žádosti je velmi omezený. Je nutné mít projektovou připravenost, abyste věděli, co chcete dělat, a když přijde výzva, tak se jí chytit.

„Dotace tu v žádném případě nejsou od toho, aby je někdo předložil jako menu. Daná výzva vám musí co nejlépe sednout na projekt. Když toto pravidlo nesplníte, pravděpodobně ji nezískáte. Není tu proto, aby se začalo něco dít, ale aby byly přidány finanční prostředky těm, kteří chtějí něco dělat,“ uzavřel Tomáš.

6. Největší výzvou v digitalizaci nejsou technologie, ale lidé

V diskuzi jsme se také zabývali tématem nejčastějších výzev v oblasti digitalizace. Kamil Košťál, který působí jako jakýsi tlumočník mezi výrobní firmou a dodavateli digitalizací a technologií, uvedl, že pro menší firmy je klíčové dělat dobře byznys. Proto už často nezbývají kapacity na porozuměni digitalizaci, což vede k neschopnosti zadefinovat zadání, což je problémem pro dodavatele.

„Takové firmy většinou očekávají, že přijde dodavatel a řekne jim, co mají chtít. Dodavatel ale na druhou stranu čeká, že řeknou, co chtějí. Mezi těmito dvěma světy je velké neporozumění i z hlediska terminologie. Střední firmy často nemají svého ajťáka, a tak se digitalizaci nevěnují,“ doplnil.

Největší výzvou v digitalizaci bývají lidi, na čemž se průběhem naší akce shodli téměř všichni řečníci. Můžete mít totiž sebelepší technologie a inovativní nápady, ale pokud je neprotlačíte mezi své zaměstnance, nikdy nedojde ke kompletní implementaci.

Michal Henych, strategický konzultant v TrimCon, svým vyjádřením nastavil zrcadlo firmám, které s digitalizací bojují: „Ten stav toho, co lidé jsou nebo nejsou schopni změnit, je mnohem horší, než to zevnějšku vypadá. Nepracují s prostředím z pozice, které odráží realitu, pořád slýchávám slovíčka jako kdyby, měli bychom a podobně. Pokud se má odehrát skutečná změna, je potřeba navazovat ne na to, co by lidé měli dělat, ale na to, co skutečně dělají.“

Pavel Bartoš se v rámci výzev obrátil i na publikum a položil otázku: Co jsou podle vás největší výzvy při digitalizaci firmy.

Dle Kamila je jedním z hlavních problémů také to, když majitelé a ředitelé digitalizaci chtějí, ale dávají ji za úkol člověku, který už tak řeší spoustu úkolů. V ideálním případě je tedy potřeba najít osobu alespoň na půl úvazku, která bude proces hlídat a pravidelně reportovat.

Na předchozí otázku směrem k publiku navazovala také další: Jaká témata na poli digitalizace a inovace jsou pro vás nejaktuálnější?

7. Externí motivace nefungují, lidé si v digitalizaci musí najít vlastní smysll

Aby se zaměstnanci nebáli do digitalizačních projektů jít, je potřeba je patřičně motivovat. Na základě zkušeností Michala Henycha vnější motivace vyprchává velmi rychle. V ideálním případě by člověk měl najít něco, co bude motivovat jeho samotného. V opačném případě budete muset jeho motivaci neustále „přikrmovat“, což je pouze krátkodobým řešením.

„U projektů se samozřejmě někdy sahá na podstatu práce zaměstnance. Setkáváme se s racionálními strachy o to, že přijde o svou práci. To se však většinou neděje, i tak tomu však lidé moc nevěří. Hledá se tedy jakýkoliv přínos, který lidé budou schopni považovat za vlastní. Každý projekt má přínos pro firmu, ale to ty zaměstnance nemusí až tak zajímat. Vždycky je potřeba najít něco, co ty lidi bude na projektu bavit,“ upřesnil.

K tématu motivace měl zajímavý příběh Kamil, který se většinu profesního života zabývá budováním a optimalizací firemních procesů. „Do jedné firmy, se kterou jsem spolupracoval, jednoho dne přijeli němečtí zástupci matky, kteří řekli: kupte koboty. Když se jich zaměstnanci ptali, co s nimi budou dělat, Němci řekli, ať něco vymyslí. Část procesů tedy nechali na kobotech, a tak byli všichni demotivováni, že jim vezmou práci. Nicméně po půl roce kobot vypadl z provozu, a když to měli dělat znovu ručně, okamžitě požadovali jeho opravu.“

Účastníci C-Suite Meetupu pak mohli sdílet i své poznatky ohledně toho, co na lidi nejvíce platí. Níže jsou jejich odpovědi.

Probudit jistou míru motivace v zaměstnancích může i nekompromisní postoj majitele. Ten by měl dát jasně najevo, jakým směrem se bude digitalizace ubírat, a nedat zaměstnancům možnost, aby uhli. Neznamená to však, že budete tvrdí – naslouchání je naprosto zásadní. Jde o to, abyste jim pomohli překonat strachy. Dle Michala, s jehož publikační činností se můžete seznámit i na YouTube, je strach iracionální záležitostí, se kterou není možné bojovat racionálními argumenty.

Tomáš Nezmeškal je vystudovaným psychologem a v rámci diskuze se s námi podělil o to, jak strach vlastně vzniká: „Strach je protektivní funkce. Je to něčím, co nám naše amygdala říká už 40 000 let. Ve svém mozku reagujeme na strachové reakce stokrát silněji než na ty hedonické. Ve chvíli, kdy přijdete do firem, ihned vyvoláte strachovou reakci, protože je naprosto přirozená. Jakákoli změna exteriéru ve vás vzbudí strach, promění se totiž podmínky, které jste do té doby znali. To, že se vám někdo snaží něco racionálně vysvětlit, je zbytečné.“

S motivací se pracuje hlavně v menších a středních firmách a i v těch funguje pouze v menších skupinkách. Je nutné najít nějaké ambassadory, kteří budou centrem pozitivní deviace, které strhne ostatní. Malou skupinu se vám podaří najednou aktivizovat, s celou firmou už je to složitější. Když tam taková skupinka není, není nutné řídit strachem, ale důsledně trvat na tom, že se firma vydá konkrétním směrem.

Jak jsme na tom v Česku?

V závěru naší akce jsme se zabývali otázkou, která nám přišla do hlasovacího nástroje Slido: Jak jsou na tom české firmy se strategií, jak moc vnímají digitalizaci jako strategickou iniciativu? 

Kamil uvedl, že u 50–60 % firem velmi selhává komunikace a vzdělávání lidí. Ředitelé se toho bojí a myslí si, že tomu nějak utečou. Smysl digitalizace je vybudovat nebo podpořit konkurenční výhody firmy. Když chcete digitalizovat, musíte mít alespoň rámcově popsány procesy a pak digitalizovat to, co vám pomůže zazářit v oceánu konkurence. V Česku se klíčové prvky, proč se má digitalizovat, dostatečně nezdůrazňují. Smyslem digitalizace není mít něco fantastického, ale pragmaticky pracovat na konkurenční výhodě.

Dle Michala manažeři a majitelé většinou ví, že si musí položit velké, strategické otázky, ale bojí se odpovědi, a tak se jim často vyhýbají.

C-Suite Meetup jsme uzavřeli otázkou, jak účastníci hodnotí stav digitalizace v jejich firmě. Mohli hlasovat na stupnici od 1 do 10, kdy 10 je maximální digitalizace a 1 minimální. Valná většina z nich se ohodnotila číslem v rozmezí 8–10, pouze tři lidé pak pod 5. Průměrná hodnota činila 7,45.

Zpětná vazba na Meetup

Při předchozím C-Suite Meetupu zaměřeném na umělou inteligenci jsme si s AI trošku pohráli a nechali ji naprogramovat aplikaci – zcela bez zásahu vývojáře. Díky ní mohli účastníci přidat po C-Suite Meetupu zaměřeném na výrobní firmy zpětnou vazbu a současně jednoduše vytvořit příspěvek na sociální sítě.

Jaký feedback s námi publikum sdílelo? Většina zúčastněných ho ohodnotila maximálně pozitivně, odůvodněním pak byla zajímavá témata i účastníci, možnost networkingu, ale i organizace a catering. 

V aplikaci měli také prostor na sdílení hlavní myšlenky, kterou si s námi odnášejí. Ta nejsilnější z nich se dá zobecnit na poznatek, že digitalizace je o lidech. 

Série C-Suite Meetupů je perfektní příležitostí, jak vyběhnout z rutiny, inspirovat se a odnést si praktické poznatky do vlastních byznysů. Chtěli byste být u toho dalšího? Máme pro vás dobrou zprávu – brzy ho budeme organizovat! Sledujte naše sociální sítě nebo se přihlaste k odběru newsletteru, kde vás o něm budeme s dostatečným předstihem informovat.